Rutiner for behandling av elektroniske dokumenter – Public 360

Rutine for elektronisk behandling av arkivdokumenter i Public 360 med utg. pkt i arkivforskriftens § 3-2. Ansvar, rutiner og rettigheter i arkivsystem, som beskriver ansvar, rutiner og rettigheter knyttet til opprettelse, mottak, utveksling, vedlikehold og bruk av arkivdokumenter i arkivsystem.

a) Ansvar for tildeling og ajourhold av brukerrettigheter: Det er leder som gir bruker tilgang til Public 360 i brukerportalen. Behov for ytterligere tilganger, som medlemskap i tilgangsgrupper blir meldt til arkivhjelpen i Dokumentsenteret i AKST. Leder skal sende beskjed til arkivhjelpen om brukertilgang som skal avsluttes, eller endringer av lesetilgangen for den enkelte bruker.

b) Hvilke spesifikke rettigheter for behandling av arkivdokument som tildeles brukere av systemet med tilhørende roller:

Public 360 har følgende roller, med tilhørende tilganger

c) Hvilke typer dokumenter som skal autentiseres og signeres, samt regler og rutiner for signering av dokumenter, herunder  bruken av digital signatur:  Dokumenter blir saksbehandlet elektronisk, og sendes uten signatur via KS SvarUt-løsningen. Systemet har funksjonalitet for elektronisk signatur, men denne er ikke tatt i bruk. Før dette tas i bruk skal det utarbeides en oversikt over hvilke dokumenter som skal autentiseres med digital signatur.

d) Ansvar og rutiner for kvalitetssikring av registreringen og arkiveringen:

Disse er beskrevet i arkivplanens kapittel «Rutiner for dokumenthåndtering ved dokumentsenteret (AKST) for sak-arkivsystemet P360». Der er beskrevet daglig og periodisk kvalitetskontroll.

e) Ansvarsforhold og prosedyrer for registrering, journalføring og arkivering av dokumenter som sendes og mottas:

Saksbehandler har ansvar for registrering av e-poster som mottas direkte. Dokumentsenteret i AKST har ansvaret for journalføring og arkivering.

Papirdokumenter og digitale dokumenter til kommunens postmottak blir registrert av dokumentsenteret i AKST. Kommunen har mottak for e-post og mottar digitale dokumenter i Altinn.

Detaljerte prosedyrer og sjekkpunkter er beskrevet i følgende kapitler i arkivplanen:

Rutiner for dokumenthåndtering ved dokumentsenteret (AKST) for sak-arkivsystemet P360

Rutiner for saksbehandlere

f) Rutiner som definerer ansvar for:

    - fordeling av dokumenter – I utgangspunktet skal leder fordele innkommende dokumenter. AKST fordeler direkte til saksbehandler etter avtale med enkelte enheter.

    - retting av registrerte journal- og arkivopplysninger - saksbehandler har ansvar for retting

    - avskrivning og ferdigstillelse av dokumenter - saksbehandler har ansvar for dette

    - vurdering av spørsmål vedrørende offentlighet - saksbehandler har ansvar for dette

    - registrering av unntak for offentlighet og hjemmel for dette - saksbehandler er ansvarlig for dette

g) Prosedyrer for registrering og arkivering til bruk dersom systemet er ute av drift:

Det finnes per i dag ikke rutiner for registrering og arkivering hvis systemet er ute av drift.

§ 3-3.Krav til dokumentformat og eksportfunksjoner i arkivsystem

Alle dokumenter i Public 360 blir konvertert til arkivformat etter journalføring.

Public 360 har modulen Noark Eksport for overføring til andre NOARK-system og avlevering til arkivdepot.

§ 3-4.Oppbevaring og sikring

Se systembeskrivelsen i arkivplanen for Public 360 4.1 SP9 under kapitlet Aktive systemer.

Public360 har støtte for følgende arkivformater:

Public 360 er integrert med PixEdit dokumentkonvertering, som konverterer dokumenter fortløpende til arkivformat etter journalføring.

- Worddokumenter, regneark, powerpoint o.l konverteres til PDF

- Skannede dokumenter benytter seg av PDF

- E-posten  som kommer inn bli konvertert til PDF

Originaldokumentene på papir oppbevares  3 måneder i rrullereolene på dokumentsenteret  før de makuleres.

Originale avtaledokumenter arkiveres i egne permer