Arkivorganisering
Arkivarbeidet i Arendal kommune bygger på et skille mellom dagligarkiv, fjernarkiv og depot.
a) Elektronisk dagligarkiv i P360.
c) Fjernarkiv. Inneholder papirbasert materiale som ikke lenger er i aktiv bruk. Dette materialet er plassert på rådhuset i Arendal kommune og hos AKST.
d) Depot (Aust-Agder museum og arkiv, avd Kuben). Det er avlevert både papirarkiver og elektronisk materiale.
Interkommunale samarbeid, interkommunale selskap, aksjeselskap med kommunalt eierskap og kommunale foretak
En rekke offentlige tjenester for Arendal kommune er skilt ut som interkommunale samarbeid, interkommunale selskap, kommunale aksjeselskap eller kommunale foretak. Arkivdanningen ved disse organene faller utenfor kommunens normale ansvarsområde, men av hensyn til fremtidige brukere av arkivmaterialet følger her en oppdatert oversikt over hvilke tjenester dette gjelder i Arendal kommune:
Kommunale foretak
Arendal Eiendom KF
Arendal Havn KF
Interkommunale samarbeid (I henhold til §§ 27 eller 28 i kommuneloven)
Agder kommunale støttetjenester – AKST (§ 27-samarbeid, eget rettssubjekt som har eget arkiv)
Arendal Legevakt (§ 28-samarbeid, Arendal kommune har arkivansvaret)
110 Alarm Sentral (§ 28-samarbeid)
Østre Agder Brannvesen (vertskommunesamarbeid, Arendal kommune har arkivansvaret)
Østre Agder Krisesenter (vertskommunesamarbeid, Arendal kommune har arkivansvaret)
Østre Agder (§27-samarbeid, Arendal kommune har arkivansvaret)
Offentlig fellesinnkjøp på Agder (OFA) (§ 27-samarbeid, Agder Fylkeskommune er arkivansvarlig)
Friluftsrådet sør (Arendal kommune er arkivansvarlig)
Interkommunale selskap IKS
Aust-Agder Revisjon IKS
Aust-Agder museum og arkiv (AAma)
IKT-Agder IKS
Konsesjonskraft IKS (tidl. Konsesjonskraftfondet for Aust-Agder IKS)
Agder Renovasjon IKS
Etablerersenteret IKS
Aksjeselskap med kommunalt eierskap (Har separat arkivansvar og er pålagt å føre offentlig journal etter offentleglova § 2.)
Actieselskapet Kolbjørn AS
Aust-Agder Næringsselskap
Arendal By AS
Agder Energi AS
Arendal Kunnskapspark Eiendom AS
Arendal Festival Supply AS
Arendal Lufthavn Gullknapp AS
Aust-Agder Næringsselskap AS
Canal Street AS
Durapart AS
Eydehavn Næringsutvikling AS
Hove drifts- og utviklingsselskap AS
P-hus vest AS
Pollen P-hus AS
Proflex AS
Rehabiliteringssenteret AIR AS
Sørnorsk Filmsenter AS
Teaterplassen AS
Torbjørnsbu Verksted AS
Visit Sørlandet AS
Informasjon om de ulike selskapene ligger også i vedlagt xls.skjema
Kommunen har utarbeidet følgende rutine som skal sikre arkivfaglige hensyn ved etablering, endring eller opphør av IKS, KF eller andre interkommunale samarbeidsordninger.
Trinnvis rutinebeskrivelse IKS ved endring, etablering eller avslutning
Vedtak fra kommunestyre mottas. Kommunalsjef organisasjon – eller den hen delegerer - har ansvar for kommunens oppfølging av IKS.
AKST og Public360 Systemansvarlig (IKT-Agder) varsles av kommunens ansvarlige for oppfølging av IKS.
Avklaring på hvem som har arkivansvar for IKS.
Eventuelt avholde møter for nødvendige avklaring med arkivansvarlige og andre involverte kommuner – og rutiner knyttet til dette.
(Denne rutinen implementeres i QM+)
